Оформление приходного кассового ордера: заполнение и примеры

При ведении хозяйственной деятельности многие организации и индивидуальные предприниматели производят расчеты с помощью наличных денежных средств. В настоящее время существует утвержденный лимит расчетов наличными деньгами при осуществлении предпринимательской деятельности, он составляет 100 тысяч рублей по одному договору.

Нужен ли вам приходный кассовый ордер?

Для учета наличных средств существует ряд законодательно утвержденных документов. Одним из таких документов является приходный кассовый ордер.

Поступления денежных средств в кассу могут иметь следующие назначения:

• поступления в кассу с расчетных счетов;
• выручка от покупателей;
• возврат неиспользованных средств, выданных работнику в подотчет;
• возврат займов, возмещение ущерба;
• взносы от учредителей в уставный капитал.

Оформление ПКО является обязательным при любом поступлении денежных средств в кассу организации или предпринимателя. Прием денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО влечет за собой искажение данных в бухгалтерском и налоговом учете, а также показателей бухгалтерской отчетности. При налоговой проверке этот недочет будет расцениваться как грубое нарушение правил учета, за которое предусмотрены штрафные санкции на должностное лицо.

Как правильно сообщить руководству о нарушении дисциплине, прогуле и т.д.? Читайте — как написать докладную записку.

Сшиваем налоговые и бухгалтерские документы для контролирующих органов по правилам — здесь подробные инструкции.

Как оформить приходный кассовый ордер

При поступлении денежных средств кассир оформляет ПКО в одном экземпляре. Следует отметить, что в кассовых документах категорически запрещены исправления и помарки, это делает их недействительными. Если кассир допустил ошибку при заполнении ПКО, необходимо оформить новый документ взамен испорченного.

Пример заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1

Рассмотрим подробно порядок заполнения ПКО. Ниже образец заполнения приходного кассового ордера.

Актуальный образец бланка приходного кассового ордера на 2013-2014 гг. можно скачать бесплатно в формате Word или Excel.

В строке «Номер документа» указывается номер ПКО, нумерация ведется с начала года автоматизировано или вручную с помощью журнала регистрации ПКО.

В строке «Дата документа» указывается дата внесения денежных средств в кассу.

В строке «Дебет» указывается счет 50, предприниматели эту строку не заполняют, так как они не используют план счетов бухгалтерского учета.

Строка «Код структурного подразделения» заполняется обособленными подразделениями организации.

[wpmfc_short code=»kassa»]

В строке «Корреспондирующий счет» указывается кредит счета, соответствующего источнику поступления средств. Предприниматели также оставляют это поле пустым. При поступлении розничной выручки указывается кредит счета 90.1. Поступление средств с расчетного счета отражается по кредиту счета 51. При поступлении аванса или оплаты от покупателя указывается кредит счета 62. Возврат подотчетных средств учитывается по кредиту счета 71. Различные поступления от работников организации, например, возмещение ущерба, недосдач отражается по кредиту счета 73. Взносы от учредителей отражаются в корреспонденции с кредитом счета 75.

Строка «Код аналитического учета» заполняется при наличии кодов по системе аналитического учета.

В строке «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших денежных средств.

Строка «Код целевого назначения» заполняется некоммерческими организациями, если средства поступили в порядке целевого финансирования.

В поле «Принято от» указывается полное ФИО физического лица или наименование организации, от которого принимаются средства.

В строке «Основание» в приходном кассовом ордере указывается характер поступления средств, например, выручка от покупателей, снято по чеку и тому подобное.

В строке «Сумма» указывается прописью сумма поступивших средств. Важно, если ранее сумма цифрами была указана без копеек, то сумма прописью так же указывается без копеек. Если указана сумма с копейками, то целые рубли указываются прописью, а копейки цифрами. Оставшееся свободное поле прочеркивается.

В строке «В том числе» указывается ставка и сумма (цифрами) НДС при наличии, или делается отметка «без НДС».

В поле «Приложение» отражается реквизиты документа, по которому поступили средства, например, дата и номер товарной накладной, реквизиты банковского чека, договор поставки.

Заполнение приходно-кассовых ордеров онлайн и с помощью программ

Закон разрешает оформлять ПКО не только вручную, но и в машинописной форме с использованием автоматизированных средств и различных бухгалтерских онлайн-сервисов.

Наиболее распространенные программы — это продукты компании 1С, ИНФО-Бухгалтер, БЭСТ, Парус, ABACUS, Галактика. С их помощью ускоряется процесс оформления ПКО, а также автоматизируется нумерация кассовых ордером и ведение журнала регистрации кассовых документов. Бухгалтерские онлайн-сервисы, такие как «Мое дело», «СКБ-Контур», «Бухонлайн» также получили широкое распространение у бухгалтеров. Положительным моментом использования этих программных продуктов является регулярно обновляемая база нормативных документов.