Как составить служебную записку правильно: нюансы составления
Электронный документооборот постепенно вытесняет традиционную форму взаимодействия между подчиненными и начальством: кажется, что заявления, обращения, жалобы и служебные записки, написанные на бумаге от руки вот-вот исчезнут с лица земли, а на их место придут электронные формы, заполнение которых займёт считанные минуты.
Однако до тех пор, пока компьютеры окончательно не захватили деловой мир, без служебных записок не обойтись — порой, это единственный законный способ отстоять свои права или добиться желаемого результата.
Содержание
Служебная записка в деловом документообороте
В классическом представлении служебная записка — это форма коммуникации между сотрудниками организации, которая помогает зафиксировать обстоятельства различных происшествий, а также является наиболее эффективным способом урегулирования производственных вопросов, конфликтов и различных непредвиденных ситуаций.
Помимо своего непосредственного назначения, служебная записка является доказательством существующей проблемы, а также фиксирует исполнение должностным лицом своих обязанностей по её устранению.
Сотрудник не всегда может отреагировать на сложившуюся ситуацию, происходит это по целому ряду причин:
- решение проблемы выходит за рамки его компетенции;
- решение проблемы выходит за рамки его должностных инструкций;
- решение проблемы зависит не только от него, но и от других лиц, отделов, служб;
- сотрудник не владеет всей необходимой информацией, а её сбор может занять некоторое время;
- сотрудник занят более приоритетными задачами;
- возникают обстоятельства непреодолимой силы.
Описанные проблемы могут препятствовать своевременному или полному решению поставленной задачи. В случае, если просто проигнорировать её решение, сотрудник может получить выговор или иное наказание, что негативно скажется не только на его карьере, но и на отношении с руководством и другими коллегами. Однако объяснив сложившуюся ситуацию, можно избежать множества потенциальных проблем.
В деловом документообороте не принято оправдываться на словах или по телефону, так как через некоторое время об этом факте можно просто не вспомнить. Со служебной запиской иначе: есть документ, который докажет, что по данному вопросу предпринимались какие-либо действия, но они не были завершены в установленный срок по объективным причинам.
Правила написания служебных записок
Строгие требования к написанию служебных записок не предъявляются, в большинстве случаев они прописаны в требованиях к внутреннему документообороту. Многие современные организации используют фирменные бланки и шрифты для написания писем, в случае со служебной запиской целесообразно придерживаться принятых корпоративных стандартов.
Некоторые фирмы предпочитают написание всех обращений на листе формата А4 от руки. Несмотря на кажущуюся старомодность, в случае возникновения спорных вопросов, доказать подлинность такой записки гораздо проще. С другой стороны, законодательство не запрещает набрать текст на компьютере и отправить адресату печатный вариант.
Принято использовать любой шрифт без засечек 14 кегля (либо установленный корпоративный шрифт нужного размера и цвета), но в большинстве случаев подойдёт обычный Times New Roman, 14 ppt, межстрочный интервал полуторный, цвет текста — черный, использование курсива и иного выделения текста не приветствуется.
Если записка была напечатана, необходимо подписать её ручкой нейтрального цвета (черный или синий) и проставить дату.
Со структурной точки зрения, формат записки ничем не отличается от обычного заявления: в правом верхнем углу указывается фамилия, имя, отчество и должность адресата, ниже прописывается информация от заявителя. Там, где обычно пишут слово «заявление» — «служебная записка» (некоторые организации практикуют написание слева), после чего следует её содержание, слева проставляется дата, справа — подпись и расшифровка.
С семантической точки зрения, тело записки может содержать любую информацию, написанную в деловой стилистике. Желательно избегать пространных рассуждений и писать строго по делу, излагая основные факты.
Читайте также: как написать докладную записку (виды и примеры).
Пояснительная записка для малого предприятия: как заполнить?
Отвечает ли бывший директор за неуплату налогов? Читайте тут: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/biznes-budni/otvetstvennost-za-dolgi-ooo.html
Как написать служебную записку: образец
Несмотря на то, что строгие требования к служебным запискам не предъявляются, многие впадают в ступор при их написании, ведь такая вольность только сбивает с толку: как начать, что писать, где поставить подпись, нужна ли расшифровка — эти и другие вопросы терзают не только новичков, но и опытных работников. На самом деле, ничего сложного в составлении этого документа нет. Ниже приведён пример написания служебной записки.
Образец:
Начальнику отдела сбыта
ООО «Железнодорожник»
Александрову Петру Игнатьевичу
от бригадира участка № 14
Васильева Андрея Афанасьевича
служебная записка.
Довожу до Вашего сведения, что ремонтные работы на участке № 14 не могут быть выполнены в заявленный срок из-за сложившихся погодных условий. Завершение работ запланировано на конец мая 2017 года.
29.04.2017 ___________ Васильев А.А.
В каких случаях используется электронный вариант?
Развитие современных технологий позволяет расширять границы производства: множество фирм обзаводятся филиалами, расположенными в других городах и странах. В этом случае использование электронного документооборота позволяет в кратчайшие сроки получить необходимую информацию или сообщить о сложившейся проблеме. Даже если система электронного документооборота не внедрена на предприятии, найдётся не мало способов отправить электронный документ: почта, мессенджеры, корпоративные сайты и порталы.
С юридической точки зрения, электронный документ имеет такую же силу, как и его бумажный аналог. Однако важно помнить, что информация, составляющая коммерческую или государственную тайну не может быть отправлена с использованием сторонних приложений. Так, например, служебная записка, сообщающая о дате выхода официального релиза программного продукта, с описанием внесенных изменений, не может быть отправлена через почтовый сервис google или yandex, а также через Skype или Viber.
С другой стороны, использование твердого носителя позволяет отследить момент вручения документа: желательно использовать два экземпляра, один из которых вручается адресату, а второй остаётся у заявителя, с проставлением отметки о получении.
Смотрите видео, как написать служебную записку через СЭД bb workspace: