Как правильно сшивать документы

Довольно часто предприниматели сталкиваются с необходимостью сдачи документов для проверки, к примеру, в налоговую инспекцию, пенсионный фонд или для архивного хранения. При этом скреплять их степлером или склеивать категорически запрещено. В подобных случаях необходимо сшивать документы.

Где сшить документы

Может показаться, что сшивать документы достаточно просто, однако если не подходить к этому процессу ответственно, можно получить все отправленные документы в архив или налоговую обратно, работу придется полностью переделывать. Лучше сразу разобраться в правилах сшивания и основных требованиях или доверить эту работу профессионалам.

Если вы хотите открыть образовательный бизнес, будет полезно прочитать о том, как открыть частный детский сад.

Мы сделали подробную инструкцию о том, как официально прекратить свою предпринимательскую деятельность.

Как правильно сшить документы государственные контролирующие структуры не рассказывают, поэтому предпринимателям приходится изучать этот вопрос самостоятельно. Единых для всех правил для прошивки документов нет, однако помочь в этом вопросе может изучение Методических рекомендаций по делопроизводству, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 года.

Для сшивания документов обычно обращаются в типографию — многие полиграфические фирмы оказывают такие услуги. Вам предложат обложки всевозможных материалов и цветов, а также на выбор — пластиковые или металлические пружины. Средняя стоимость такой работы составляет 150-250 рублей. Сшивание документов занимает 10-30 минут.

Как сшить документы нитками

Итак, как же правильно сшивать документы ниткой? Перед тем, как сшивать документы нитками, нужно подготовить необходимые принадлежности:

• документы, которые нужно сшить;
• нитки;
• иголки;
• печать компании;
• канцелярский клей.

Весь процесс прошивки можно разделить на 3 этапа: подготовка документов, непосредственно сшивание их и заверение готового дела. Как сшивать документы нитками — показано на фото — не сложнее, чем пришить пуговицу на рубашку.

1. Подготовка документов. На этом этапе документы необходимо разложить в правильном порядке, пронумеровать их карандашом в правом верхнем углу и сделать отверстия (дырки). Отверстия можно делать дыроколом или шилом. Если документ состоит из нескольких листов, можно просто прокалывать иголкой с ниткой. В случае, когда пачка документов для прошивки настолько толстая, что дыроколом воспользоваться затруднительно, можно воспользоваться шилом или даже острым гвоздем с молотком. Чаще всего используют вариант с тремя проколами, реже — с двумя. Для особо важных документов, с целью защиты их от подмены, можно использовать прошивку через пять отверстий — самый надежный вариант. Располагаться отверстия должны слева, в середине свободного поля. Расстояние от одного отверстия до другого, как правило, составляет 3 см.
2. Сшивание документов. Для прошивки документов принято использовать банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210. Однако можно использовать и любую другую суровую нить. Если документ состоит их нескольких листов, можно сшить его и обычной ниткой, сложенной вдвое. Начинать прошивку нужно с тыльной части среднего отверстия. Как правило, прошиваются документы дважды — для прочности. В конце нитка выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и завязывается узелком.
3. Заверение сшитого документа. Для заверения необходимо подготовить небольшой листочек-наклейку размером 4 на 5-6 см, где будет указано, сколько листов прошито в документе (цифрами и прописью), должность, фамилия и инициалы заверившего. Данный листочек наклеивается на узелок и нитки так, чтобы концы ниток оставались свободными. Далее заверяющий должен поставить свою подпись и печать (при ее наличии). Подпись и печать нужно ставить так, чтобы края их выходили за границы наклейки.

Патент ИП в 2013 году — как оформляем, сколько стоит и к какой деятельности наиболее подходит.

Узнайте, как продавать в социальных сетях, создав интернет-магазин прямо Вконтакте, — в нашем материале.

Ведите все свои личные и рабочие финансы в интернете. О том, какой бывает онлайн-банкинг: http://bsnss.net/internet-biznes/elektronnaya-kommertsiya/internet-bank-dlya-biznesa.html

Как сшивать документы для налоговой

Конечно, прежде чем оформлять документ к сдаче, лучше всего уточнять у контролирующих органов, как правильно сшивать кассовые документы. К примеру, при сдаче документов на проверку в налоговую, инспектор может потребовать заверить каждый отдельный документ, а прошивание и заверение всего прошитого дела может не подойти. Как правило, в налоговую чаще всего сдают сшитую книгу чета доходов и расходов.

Для готового к прошивке дела необходимо составить опись имеющихся в нем документов. Опись вкладывается в начало дела и нумеруется отдельно. В описи должны перечисляться все находящиеся в деле документы с датами и количеством листов. Необходимо учитывать, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Если дело состоит из нескольких частей или томов, листы каждого тома нумеруется отдельно.

Нестандартные обложки изготавливаются для документов большего размера. Для сшивания же документов длительного хранения (от 25 лет и выше) используются обложки из плотного картона. В случае сдачи дела в государственный архив необходимо использовать обложки из специального бескислотного картона.

На документах, сдаваемых в налоговую можно делать только три прокола, не больше и не меньше. Расстояние между ними — не менее 3 см, проколы делаются с левой стороны на полях при помощи шила и иглы. Обычно прокалывается середина свободных полей, чтобы крепление было прочным, но при этом можно было увидеть полностью весь текст. Проколы должны быть ровными, располагаться строго друг под другом.

• Прошивать все документы можно только специальной прошивной иглой, а скреплять нитками ЛШ-210 или банковским шпагатом. Альтернативой может стать обычная или капроновая нить, но ее нужно сложить в несколько раз.
• Концы нити выводятся на оборот последнего листа, а свободный край оставляется от 5 до 6 сантиметров, не больше. На конце делается узел.
• Наклейка из бумаги оформляется так же, как описано в предыдущем пункте. Концы нити должны быть свободными. Затем документ заверяется подписью руководителя и печатью.
• При сшиве бухгалтерских документов, которые хранятся более 10 лет, нужно сделать 5 отверстий, вместо обычной бумаги для наклейки используется папиросная. Ее необходимо применять для всех важных документов, чтобы был виден узел. Плотную разновидность наклеивать запрещено.