Как правильно составить письмо о расторжении договора аренды

Необходимость в прекращении аренды помещения нормально для рынка офисной недвижимости. Причин может быть множество, а инициатором может стать и арендатор, и арендодатель. Нужно учитывать, что при расторжении договора в ряде случаев возникает необходимость составить письмо (оно же уведомление) о данном акте. В каких случаях и каким образом это сделать правильно?

Правила расторжения договора

Причины, на основании которых можно расторгнуть договор, указаны в Гражданском Кодексе. Если не углубляться в детали и не выискивать все нюансы, мы увидим, что существуют 4 главных основания расторжения:

• по соглашению сторон;
• по решению суда, когда инициатор — одна из сторон, указывающая на серьёзные нарушения условий договора другой стороной;
• решение суда по требованию одной из сторон в случаях, предусмотренных ГК РФ, другими законами или самим договором;
• односторонний отказ от исполнения договора одной из сторон, когда такой отказ допускается законом или соглашением сторон.

Если всё происходит по соглашению сторон — это замечательно, потому что не нужно обращаться в суд и дожидаться, пока тот вынесет решение. Арендатор либо арендодатель просто отправляет другой стороне письмо о расторжении договора, та его принимает, затем стороны пописывают соглашение о прекращении отношений, обусловленных договором аренды. Остается завершить акт приёма и передачи помещения, и дело сделано. Письмо необходимо только как формальная часть юридической процедуры.

Исключение — отказ от исполнения договора одной из сторон, но только если в договоре аренды чётко прописан пункт, в каких случаях это возможно. Если нужно расторгнуть договор, и эта возможность ясно и конкретно обозначена в нём, то суд ни к чему — уведомление просто отправляется другой стороне, и всё заканчивается быстро и благополучно.

Когда необходимо уведомление

Письмо о предстоящем расторжении договора аренды необходимо в следующих случаях:

1. Если договор заключен на неопределенный срок. Кодекс регламентирует, что для его прекращения нужно сперва сообщить о своих планах другой стороне, причём за три месяца до того, как съехать (или, наоборот, отказать в аренде, если вы арендодатель).
2. Если в договоре прописано условие, согласно которому он продлевается автоматически.
3. При одностороннем отказе от исполнения договора одной из сторон, нет разницы, какой именно.

Как уже говорилось раньше, в случае обоюдного согласия сторон уведомление становится просто юридически необходимой формальностью.

Что касается одностороннего отказа от договора, то он, как правило, подразумевает материальные потери другой стороны.

Поэтому сразу, на этапе составления договора аренды, обязательно нужно прописывать подробно условия относительно досрочного расторжения. Необходимо настоять на чётком и ясном указании следующих положений: имеют ли право стороны отказываться от исполнения своих обязательств, если ответ положительный, то указать все обстоятельства, при которых это возможно, а также срок, за который стороны обязаны предупредить о своих планах и намерениях.

Срок уведомления о прекращении договора должен быть тщательно продуман с учётом всех рисков. Если этого нет, вопрос неизбежно затягивается, становясь предметом судебного разбирательства.

Как правильно составить уведомление

Вот краткая инструкция по составлению уведомления:

1. Прежде всего необходимо указать название документа — «Уведомление». Сразу же после названия нужно написать пояснение: «об одностороннем отказе от исполнения обязательств по договору аренды».
2. В шапке документа, то есть в его вступительной части, следует подробно указать реквизиты обеих сторон договора аренды. В их число входят полное наименование организации, сведения об ИНН либо КПП, номер банковского счёта и все прочие банковские реквизиты, юридический адрес, фактический адрес, номера телефонов.
3. Затем указываются реквизиты другой стороны. Вначале пишется должное обращение к руководителю, представляющему организацию, для которой составляется письмо (например, «Управляющему»), затем обозначается наименование самой организации, затем — полностью, без инициалов, фамилия, имя, отчество адресата.
4. Дальше идёт содержательная часть. Здесь необходимо предоставить все данные о договоре аренды, который следует расторгнуть. Очень важно указать номер договора с полным его наименованием, дату заключения, место подписания, стороны, принимавшее участие в рассматриваемом соглашении о расторжении договора аренды.
5. После чего надо указать тот пункт в договоре, который определяет возможность и порядок расторжения. В соответствии с ним и в его рамках и нужно прописать, какие причины послужили поводом для решения о прекращении аренды.
6. Наконец, следует указать дату расторжения либо срок прекращения действия договора после получения письма (уведомления).
7. После этого — дату написания уведомления и его исходящий номер.
8. На этом содержательная часть заканчивается. Остается проставить подпись лица, принимающего решение, под текстом внизу (не забыв указать должность). Рядом — расшифровка подписи и печать организации.

Передача уведомления (письма)

Вопрос, которому часто уделяют недостаточно внимания. Если другую сторону ваше решение завершить арендные отношения не устраивает, она может начать затягивать время. И неполучение письма — отличный и вполне законный повод для этого. Поэтому желательно вручить письмо лично руководителю организации лично в руки. В этом случае он обязан будет сразу расписаться в его получении, что существенно ускорит процесс.

Если же передать письмо лично, из рук в руки, по какой-то причине не получается, его нужно отправить заказной почтой с уведомлением о вручении. Плюс обязательно приложить опись вложения. В описи проставляются реквизиты документа и содержится информация о его содержании. Отправлять уведомление следует как по фактическому, так и по юридическому адресу стороны. Если возникают подозрения, что адресат уклоняется от получения письма, допустимо отправлять копии на все известные адреса. Главное, чтобы письмо дошло.

Узнайте свой ОКАТО и соответствие кодов ОКАТО и ОКТМО.

Когда требуется вносить изменения в Устав предприятия и как это правильно оформить, читайте здесь.

Как проверить свою задолженность по налогам: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/nalogooblozhenie/proverit-dolgi-po-nalogam.html

Образец уведомления о расторжении договора аренды нежилого помещения

В качестве образца можно использовать следующий вариант:

Руководителю ООО «Торговый Дом «Виалайн»

Петрову Ивану Степановичу

Адрес: г. Санкт-Петербург, Невский проспект 78

Тел. +7(812)111-22-33

Банковские реквизиты: ИНН 7811111111, КПП 781122222

Исх. № 1418 от «25» октября 2014 г.

Уведомление

об одностороннем отказе от исполнения обязательств по договору аренды

«12» августа 2014 г. между нашими организациями ООО «Торговый Дом «Виалайн» (Арендодатель) и ООО «Самоделкин» (Арендатор) был заключен договор аренды N 1234 (далее по тексту — Договор).

В соответствии с п. 3.2 Договора наша организация имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор в том случае, если Ваша организация нарушит п. 4.3 Договора.

Согласно п. 4.3 Договора Ваша организация должна была выполнить ремонтные работы в офисных помещениях, однако своих обязанностей не исполнила, тем самым нарушив п. 4.3 Договора.

В связи с вышесказанным, настоящим уведомляем Вас о том, что Договор аренды от «12» августа 2014 г. № 1234 в соответствии с п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 3.2 Договора считается расторгнутым с момента получения Вашей организацией настоящего уведомления.

Генеральный директор ООО «Самоделкин»

Самойлов В.Г.

25 октября 2014 г.