Учет командировочных расходов

Командировка подразумевает выполнение служебных поручений по распоряжению руководства вне основного места работы. Работодателю следует иметь в виду, что в служебную поездку может быть отправлен только сотрудник, состоящий в штате, с которым подписан трудовой договор. Если по трудовому договору предусмотрен разъездной характер деятельности на постоянной основе, то служебные поездки командировками не считаются.

Командирование по служебным делам человека, работающего на дому и состоящего в штате организации, возможно. При этом он имеет равные права с другими сотрудниками предприятия. За совместителем, отправленным в командировку, средний уровень зарплаты сохраняется в той организации, которая его направила, а если командировка совпала по основному месту и месту работы по совместительству, то работодатели, предварительно согласовывают долю участия каждого в командировочных расходах. Рассмотрим нормы и расчеты командировочных расходов, актуальные на 2013 год.

Нормы командировочных расходов

Командировочные расходы подразумевают следующие начисления:

• суточные командировочные расходы до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке налогообложению не подлежат, однако если организация каким-то внутренним актом установила другой размер суточных, то налог с физических лиц взимается с суммы, превышающей 700 рублей;
• транспортные расходы — стоимость билетов на все виды транспорта, которыми работник может воспользоваться, добираясь до места назначения и обратно, фиксированных значений не имеют и зависят от стоимости проездного документа, также снижающего налоговую базу. Однако, если станция, аэропорт или причал находятся на отдалённом расстоянии от места работы командируемого, то дополнительные затраты на дорогу к месту отправления также войдут в транспортные расходы. Кроме этого, если коллективный договор предполагает возмещение сотрудникам расходов не только на общественный транспорт, но и на такси или аренду автомобиля в процессе командировки, то письмо Минфина №03-03-06/4/80 от 21.07.2011г. предусматривает такой вариант и делает возможным учёт этих возмещений при налогообложении прибыли.
• расходы на проживание учитывают все возможные способы оплаты и категории жилья. Кроме того, может иметь место бронирование жилья, которое к числу дополнительных услуг не относится и после возврата денежных средств работнику может быть включено в расчёт при налогообложении. Дополнительные услуги (косметические процедуры, сауна, бассейн, тренажёрный зал, обслуживание и одежда для отдыха) на налоговую базу не влияют. Если организация приобретает жильё внаём, расходы оформляются в соответствии с договором найма. В таком случае расходы относятся к категории «прочие» и уменьшат налоговую базу.

Пчеловодство как бизнес — очень прибыльное дело в России и Украине.

Что нужно учесть, перед тем как отправиться в деловую поездку? Об этом мы создали интересный обзор.

Суточные командировочные расходы

Суточные — это средства, за которые человек отчитываться не обязан. Пошёл в ресторан или отложил в «кубышку» — никого не касается. Начисляются суточные за каждый день пребывания в командировке, куда включаются и дни отдыха, и время, затраченное на дорогу, однако, если выполнение задания осуществляется в том же или в соседнем населённом пункте, и человек не лишается возможности проживания по месту жительства, то суточные ему, как правило, не выдаются. Каждый руководитель волен оставить за собой право определять сумму суточных не только для всех сотрудников организации, но и для отдельных штатных единиц, например, ведущий специалист и рабочий могут получить суточные в разных размерах.

Возмещение командировочных расходов

Расходы, связанные с выполнением производственных заданий в другой местности, возмещаются в полной мере на основании предоставленных документов, подтверждающих затраты работника во время поездки. В случаях, когда работник по каким-то причинам не предоставляет договор найма жилого помещения или гостиничный чек, возмещение расходов на проживание производится согласно ч. 2 ст. 168 ТК РФ, ст. 217 НК РФ и письму Минфина России № 03-04-06-01/30 и не превышает 700 рублей за ночь. Также некоторые расходы, если они превышают общепринятые нормы, должны быть обусловлены внутренними актами и договорами, одобренными коллективом и руководством. Это касается суточных, если локальным договором предусмотрена сумма свыше 700 рублей.

Даты на проездных документах должны согласовываться с датами убытия из организации, прибытия на место назначения и возможных перемещений во время командировки. Кроме проезда туда и обратно, возмещаются и не подлежат налогообложению комиссионные сборы и сборы за услуги аэропорта, затраты на проезд к месту отправления, провоз багажа, услуги связи.

Размер командировочных расходов

Законодательство Российской Федерации не ограничивает работодателя конкретным максимальным размером. Локальный нормативный акт, принятый руководством организации, может увеличивать сумму суточных сверх 700 рублей, что повлияет на размер НДФЛ, и предоставить работникам возможность дополнительных транспортных расходов и затрат на проживание, которые, как правило, ограничений не имеют и могут учитываться при налогообложении в сторону уменьшения налоговой базы. Стоит отметить, что в интересах фирмы следует правильно вести бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов.

Расчёт командировочных расходов

Работник по прибытии из командировки в течение 3-х дней обязан предоставить финансовый отчёт, на основании которого будет произведён перерасчёт командировочных расходов, так как аванс на прямые командировочные затраты работник уже получил. Кроме прямых затрат бухгалтерия рассчитает косвенные расходы, связанные с командировкой и предусматривающие уплату налогов на прибыль и перечисление денежных взносов в фонды социального страхования.

По прибытию сотрудника из командировки руководителем должен быть утверждён табель учета отработанного времени, где дни нахождения в командировке проходят под кодом «К» или аналогичным цифровым кодом «06» без проставления рабочих часов. Если работник не имел возможности потратить свой выходной в личных целях в силу производственной необходимости, то в табель заносится код «РВ» или «03», что соответствует его цифровому выражению. Такие часы в соответствии со статьёй 153 ТК России оплачиваются в двойном размере или в однократном с предоставлением дополнительного выходного.

В случаях нахождения работника в выходной день в пути до места назначения или обратно, этот факт также следует отобразить в табеле кодами «РВ» или «06» и считать это время рабочим. Тем не менее, все варианты выхода на работу в неурочное время и дальнейшей его оплаты, должны быть оговорены с работодателем, который может не находить острой необходимости в выполнении задания в дни отдыха. И, как следствие, не оплачивать эти дни.

Норма командировочных расходов за границу

Общим для всех командировочных расходов при выполнении служебного задания за границей является то, что и суточные, и расходы по найму жилого помещения должны находиться в рамках внутреннего нормативного акта. Транспортные расходы имеют такие же положения, как и затраты на передвижение в пределах РФ. Однако затраты на проезд дополнены расходами на оформление выездных документов и медицинской страховки, обязательные сборы и платежи (консульские, аэродромные, въездные для автотранспорта).

Норма суточных расходов для заграничной командировки также имеет лимит для начисления налога на НДФЛ и составляет 2500 рублей, которая перечисляется и выплачивается в иностранной валюте. Аванс работник также получает в иностранной валюте из расчёта количества дней пребывания за рубежом, при этом, за время нахождения в пути по территории России, денежные средства выдаются в российских рублях, при пересечении границы за пределы России — в иностранной валюте, а при въезде в РФ опять в рублях Банка России.

Если командируемый покидает пределы РФ на один день, то выплата командировочных расходов в инвалюте сокращается на 50%, а если это командировка в страны Содружества, то даже отметка о пересечении границы не производится.

Как открыть частный детский сад — всё, что вы хотели узнать о самом востребованном образовательном бизнесе в России.

Государство может профинансировать ваши начинания в бизнесе. Хотите узнать как — читайте в нашей статье.

Торговлю через интернет-магазины теперь можно вести в социальных сетях, например Вконтакте: http://bsnss.net/internet-biznes/internet-magaziny/kak-otkryt-magazin-v-kontakte.html

Командировочные расходы в Беларуси

Белорусские нормы расхода на каждый день проживания (суточные) выражаются в рублях Национального банка и составляют 60 000 рублей и при однодневных командировках — 30 000 рублей. Транспортные средства и аренда жилого помещения оплачиваются и возмещаются после подтверждения соответствующими документами. В случае отсутствия счетов за проживание, оплата командировочных расходов производится из расчёта 20 000 рублей за ночь. При заграничных командировках суточные назначаются в размере 57$ ежедневно.

Командировочные расходы в Казахстане

В Республике Казахстан также как и в России, и в Беларуси оформляются и возмещаются командировочные расходы при наличии отметок в командировочном удостоверении и предоставлении всех необходимых документов. Норма суточных определяется исходя из месячного расчётного показателя (МРП) и составляет:

• для командировок внутри РК — 6 МРП за каждый день;
• при выезде за пределы государства — 8 МРП ежедневно.

Таким образом, порядок расчёта командировочных расходов по России, Беларуси и Казахстане не имеет существенных различий и предусматривает:

• работодатель определяет задание и сроки его выполнения;
• командируемый работник перед поездкой должен ознакомиться с приказом, утверждённым руководителем, в котором чётко определены задачи и цели командировки, получить командировочное удостоверение, где указаны номер приказа и цель поездки, паспортные данные и должность сотрудника, место назначения и сроки пребывания. Также работнику выдаётся аванс, предварительно рассчитанный, исходя из суточных норм, транспортных расходов и расходов на проживание.
• авансовый отчёт работника и предоставление всех необходимых документов;
• информирование работодателя в случае возникновения нестандартных ситуаций и согласования с ним действий и поступков.